Hiện nay, các báo cáo thuế định kỳ, các tờ khai hải quan, bảo hiểm xã hội, giao dịch với đối tác của doanh nghiệp đều được thực hiện thông qua chữ ký số điện tử. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần sở hữu ít nhất một thiết bị này để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp.
Trong quá trình sử dụng chữ ký số, quý khách cần chú ý một số vấn đề sau đây:
- Tìm hiểu về chữ ký số
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Chữ ký số mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet, nó có giá trị tương đương với chữ ký tay và con dấu và được thừa nhận về mặt pháp lý.
Thông tin có trong chữ kí số của doanh nghiệp:
- Tên của Doanh nghiệp, Mã số thuế
- Số hiệu của chữ kí số
- Thời hạn có hiệu lực
- Tên của tổ chức chứng thực
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực
- Phạm vi sử dụng
- Trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông
- Công dụng của chữ ký số
– Chữ ký số dùng để ký và xuất hóa đơn điện tử, kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan, nộp thuế, giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử,… bằng hình thức trực tuyến
– Dùng để ký hợp đồng với đối tác: Doanh nghiệp cũng có thể dùng chữ ký số để ký kết hợp đồng với các đối tác làm ăn mà không cần phải hẹn gặp mặt trực tiếp. Với chữ ký số, hai bên chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email là hoàn tất thủ tục một cách nhanh gọn.
- Lưu ý khi sử dụng chữ ký số
– Sử dụng chữ ký số đảm bảo chất lượng và được cung cấp bởi các đơn vị cung cấp chữ ký số đã được Bộ thông tin và Truyền thông cấp phép như: VNPT, Viettel, FastCA, Newtel, FPT, MISA eSing, , BKAV,…
– Đảm bảo chữ ký số đáp ứng được khả năng kết nối
Chữ ký số phải có khả năng kết nối tốt với không chỉ máy tính mà còn với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, kê khai thuế, BHXH, DVC,…. Nếu không kết nối được, hoặc gặp lỗi kết nối trong quá trình ký số sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc do mọi văn bản cần ký đều bị trì hoãn, từ đó làm giảm hiệu quả của doanh nghiệp.
Vì vậy, để tránh xảy ra tình trạng này, doanh nghiệp nên trang bị cho mình một phần mềm chữ ký số chất lượng, được cung cấp bởi đơn vị có uy tín.
– Đảm bảo chữ ký số đang trong thời hạn sử dụng
Chữ ký số không thể sử dụng mãi mãi mà có thời hạn nhất định. Thời gian sử dụng chữ ký số phụ thuộc vào lựa chọn của khách hàng, quý khách có thể lựa chọn các gói chữ ký số 1 năm, 2 năm, 3 năm… tùy theo nhu cầu.
Hết thời gian này, người dùng cần thực hiện gia hạn nếu muốn tiếp tục sử dụng. Doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn. Sau khi gia hạn, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin của chữ ký số trên các trang đã liên kết như mạng dữ liệu của Tổng cục Thuế doanh nghiệp,hóa đơn điện tử,….
Chữ ký số có thể gia hạn để tiếp tục sử dụng nên các doanh nghiệp nên gia hạn chữ ký số hiện có thay vì mua chữ ký số mới để tiết kiệm chi phí.
– Chữ ký số có giá trị giống như chữ ký tay và dấu của doanh nghiệp trong các giao dịch, vì vậy cần cất giữ sử dụng an toàn, không nên chia sẻ mã pin cho người khác.
– USB Token cần được cất giữ cẩn thận, tránh va đập, dính nước hoặc rút ra cắm lại nhiều lần liên tục.
