Ngay sau khi thành lập doanh nghiệp, giám đốc thường nhận được lời mời chào mua chữ ký số cho công ty. Khái niệm chữ ký số còn khá lạ lẫm đối với các doanh nghiệp mới thành lập, khiến bạn băn khoan không biết có phải mua hay không, mua lúc nào, mua của hãng nào… Bài viết hôm nay của Luật Blue sẽ giải đáp những thắc mắc trên cho quý doanh nghiệp.
- Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một công cụ được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng. Chữ ký số không được tích hợp trực tiếp với máy tính mà được lưu trữ trên thiết bị riêng biệt gọi là USB Token. Thiết bị này có hình dáng tương tự như một cổng usb thông thường và sử dụng bằng cách cắm thiết bị này vào máy tính của doanh nghiệp khi cần xác nhận văn bản dữ liệu.
Chữ ký số là ký hiệu xác nhận của cá nhân hoặc tổ chức trên nền tảng điện tử. Chúng có vai trò và giá trị pháp lý tương tự như chữ ký truyền thống trên giấy. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để kê khai nộp thuế, xuất hóa đơn điện tử, sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến…
Hiện nay, nhà nước không có quy định nào bắt buộc các doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để thực hiện các hoạt động như nộp thuế điện tử, kê khai thuế điện tử, xuất hóa đơn điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử… thì yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, bởi vậy chữ ký số là thiết bị doanh nghiệp không thể thiếu.
- Doanh nghiệp nên mua chữ ký số khi nào?
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần nộp các tờ khai thuế theo tháng/quý và nộp thuế cho cơ quan nhà nước. Quý doanh nghiệp cần để ý thời hạn của nghĩa vụ kê khai, nộp thuế để chuẩn bị chữ ký số kịp thời:
Theo quy định tại Điều 44 Luật quản lý thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là:
“1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.”
Thời hạn nộp thuế môn bài:
+ Năm đầu thành lập: Doanh nghiệp mới thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc sản xuất kinh doanh.
+ Các năm tiếp theo: chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Như vậy, việc chuẩn bị chữ ký số để kê khai thuế là bắt buộc. Tùy vào thời điểm doanh nghiệp thành lập mà cần mua chữ ký số để thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai thuế của tháng/quý đó.
Như đã nói ở trên, chữ ký số là thiết bị bắt buộc phải có để kê khai, nộp thuế điện tử. nên các doanh nghiệp nên cân nhắc mua thiết bị này ngay sau khi thành lập và nộp các tờ khai ban đầu, không nên để đến hạn mới mua tránh gặp rủi ro dẫn đến nộp chậm tờ khai, tờ khai không được chấp thuận dẫn đến bị phạt.
Hãy liên hệ với Luật Blue để được tư vấn và cung cấp chữ ký số chất lượng, dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Hotline 0989.347.858 – 0911.999.029 luôn sẵn sàng phục vụ quý doanh nghiệp.
