Chữ ký số là thiết bị mà doanh nghiệp bắt buộc phải có để thực hiện việc kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội, kê khai hải quan… Các vấn đề pháp lý liên quan đến chữ ký số là vấn đề mà nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Sau đây là một số vấn đề pháp lý của chữ ký số mà quý khách cần biết:
- Giá trị pháp lý của chữ ký số
Theo điều 24 Luật giao dịch điện tử, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:
“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực.”
Và theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP về thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì:
“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.”
Theo đó, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký viết tay truyền thống trước đây. Tuy nhiên, để được công nhận là hợp pháp và có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật, chữ ký số cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định. Để một chữ ký số được coi là hợp pháp thì chữ ký số đó phải đảm bảo đầy đủ an toàn. Nếu chữ ký số không đáp ứng đủ các điều kiện tối thiểu về an toàn thì chữ ký số đó không được công nhận giá trị pháp lý và sẽ khiến người dùng có nguy cơ gặp rủi ro về mặt pháp lý.
Các điều kiện để chữ ký số được coi là có giá trị:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Nên sử dụng chữ ký số hay chữ ký viết tay
Hiện nay, việc kê khai nộp thuế, kê khai hải quan, giao dịch chứng khoán, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan… đều được thực hiện thông qua hệ thống điện tử, vì vậy sử dụng chữ ký số trong các giao dịch này là bắt buộc.
Đối với hồ sơ, hợp đồng giữa các cá nhân, doanh nghiệp với nhau có thể lựa chọn sử dụng chữ ký tay hoặc chữ ký điện tử.
Chữ ký tay là hình thức xác nhận danh tính, ý chí và trách nhiệm của người ký trên các văn bản giấy. Tuy nhiên, chữ ký tay có một số hạn chế như:
- Dễ bị làm giả, mất cắp, thay đổi.
- Khó kiểm tra được tính xác thực và toàn vẹn của văn bản.
- Tốn nhiều thời gian, chi phí và công sức để lưu trữ, gửi nhận và xử lý văn bản.
Chữ ký số là hình thức xác nhận danh tính, ý chí và trách nhiệm của người ký trên các văn bản điện tử. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Chữ ký số có những ưu điểm so với chữ ký tay như:
- Khó bị làm giả, mất cắp, thay đổi do sử dụng công nghệ mã hóa an toàn.
- Dễ dàng kiểm tra được tính xác thực và toàn vẹn của văn bản do có sự hỗ trợ của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức do in ấn, lưu trữ văn bản.
Bên cạnh đó cũng có một số nhược điểm như:
- Cần có thiết bị, phần mềm và mạng internet để sử dụng.
- Cần tuân thủ các quy định về an ninh mạng và bảo mật thông tin.
- Cần có sự tin tưởng và hợp tác giữa các bên giao dịch.
Như vậy, sử dụng hình thức ký tay hay chữ ký số đều có giá trị pháp lý trong các giao dịch Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng chữ ký tay hoặc chữ ký số tùy vào điều kiện và nhu cầu của doanh nghiệp.
- Mua sử dụng chữ ký số của đơn vị nào
Chữ ký số hiện nay được cung cấp bởi nhiều đơn vị như : VIETTEL, FPT, FASTCA, BKAV, CK, VINA, NEWTEL,… Để lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ ký số uy tín, doanh nghiệp thể dựa vào các tiêu chí sau:
– Có giấy phép của Nhà nước cho phép kinh doanh lĩnh vực cung cấp chữ ký số
– Thương hiệu uy tín có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và chữ ký số
– Được ứng dụng đa dạng trong các lĩnh vực thương mại điện tử
Quý khách đang phân vân trong việc lựa chọn chữ ký số phù hợp hãy liên hệ với Luật Blue để được tư vấn chi tiết.
