Chữ ký số (USB token) được sử dụng trong các giao dịch điện tử để thay thế cho chữ ký tay, con dấu của doanh nghiệp, sử dụng để ký và nộp các tờ khai như: kê khai Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội, Công bố sản phẩm mỹ phẩm… Chữ ký số là thiết bị cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, tuy nhiên nó không thể sử dụng mãi mãi mà được đăng ký theo thời hạn nhất định, hết thời hạn doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn để tiếp tục sử dụng.
- Công dụng của chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Chữ ký số dựa trên công nghệ RSA – công nghệ mã hóa công khai nên đảm bảo tốt, an toàn và chính xác tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các cá nhân hay cơ quan tổ chức có thể yên tâm hơn khi giao dịch điện tử
Chữ ký số được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… mà doanh nghiệp không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu hay phải đến cơ quan thuế để giải quyết.
Ngoài ra còn được các doanh nghiệp sử dụng trong việc kê khai bảo hiểm xã hội, tờ khai hải quan, để kí hợp đồng với các đối tác qua internet mà không cần phải gặp mặt…Như vậy, chữ ký số giúp cho doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ kê khai, các giao dịch một cách dễ dàng, nhanh chóng, có thể ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào.
- Gia hạn chữ ký số
2.1. Thế nào là gia hạn chữ ký số
Khi đăng ký chữ ký số, đơn vị cung cấp sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các gói chữ ký số theo năm như 1 năm, 2 năm, 3 năm, 4 năm… Thời hạn của chữ ký số được tính từ ngày doanh nghiệp được cấp chữ ký số đến ngày hết hạn gói năm. Sau khi sử dụng hết thời hạn đã đăng ký thì bạn phải tiếp tục đăng ký để tiếp tục sử dụng gọi là gia hạn chữ ký số.
Khi chữ ký số sắp hết thời hạn, quý khách có thể lựa chọn:
– Tiếp tục gia hạn vào USB token cũ đang sử dụng
– Gia hạn vào USB token mới
– Mua USB token mới của nhà cung cấp hiện tại
– Lựa chọn nhà cung cấp USB token mới
Quý khách có thể lựa chọn gia hạn chữ ký số đã có hoặc lựa chọn nhà cung cấp khác mà không phải nhà cung cấp hiện tại. Tuy nhiên việc sở hữu chữ ký số là bắt buộc để tiến hành các công việc giao dịch, kê khai thuế, giao dịch thương mại điện tử.
2.2. Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số
Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các đơn vị cung cấp chữ ký số: Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, Fastca, Newtel,…
Các USB chữ ký số đều có thông tin về doanh nghiệp và thời hạn của chữ ký số. Quý khách cần cắm token vào máy và cài đặt phần mềm chữ ký số để kiểm tra các thông tin trên chữ ký số.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tài khoản thuế điện tử đã liên kết với chữ ký số của doanh nghiệp để kiểm tra thông tin chữ ký số.
2.3. Hồ sơ gia hạn chữ ký số
Để gia hạn chữ ký số bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:
- Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật/chủ doanh nghiệp.
- Giấy đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số (theo mẫu của nhà cung cấp chữ ký số)
Sau khi hoàn thành các thủ tục lựa chọn gói đăng ký sử dụng và thanh toán các loại chi phí, bạn sẽ được gia hạn chữ ký số và tiếp tục sử dụng chữ ký số bình thường.
Lưu ý: Sau khi gia hạn chữ ký số, bạn cần cập nhật thông tin mới của chữ ký số lên các trang đã liên kết chữ ký số như thuế điện tử, hóa đơn điện tử,…
