Thiết bị chữ ký số (USB Token) là thiết bị ký số quan trọng không thể thiếu trong giao dịch trực tuyến như thực hiện thủ tục kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, ký kết hợp đồng điện tử… Chữ ký số được thiết kế nhỏ gọn như một chiếc USB nhằm tiện dụng cho doanh nghiệp sử dụng, tuy nhiên vì nhỏ gọn và cần sử dụng thường xuyên nên USB Token dễ bị mất hoặc thất lạc. Khi bị mất chữ ký số, doanh nghiệp cần xử lý như sau:
- Tính bảo mật của chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.
Chữ ký số mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet, nó có giá trị tương đương với chữ ký tay và con dấu và được thừa nhận về mặt pháp lý. Bởi vậy, chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch điện tử với đối tác và với các cơ quan chức năng.
Một trong những đặc điểm của chữ ký số đó là tính bảo mật cao. Khi sử dụng, mỗi người dùng bắt buộc phải có một cặp khóa, bao gồm khóa công khai và khóa bí mật.
Khóa bí mật là loại khóa được dùng để tạo ra chữ ký số. Khóa công khai sẽ được sử dụng với mục đích kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng. Vì vậy trong quá trình thực hiện ký số, mọi thông tin trong văn bản/tài liệu sẽ được bảo mật tuyệt đối.
- Nguyên nhân mất chữ ký số
Vệc mất chữ ký số thường xảy ra bởi các nguyên nhân sau
- Kích thước USB Token nhỏ gọn nên dễ bị rơi, thất lạc trong quá trình sử dụng
- Vì thường xuyên sử dụng nên khó cố định vị trí cất USB token
- USB Token được sử dụng trong nhiều loại giao dịch điện tử, bởi vậy có thể được nhiều nhân viên thuộc phòng ban sử dụng dẫn đến thất lạc
- Do sự thiếu cẩn trọng của người sử dụng nên làm mất chữ ký số
- Cách xử lý khi mất chữ ký số
Chữ ký số USB Token là một phần mềm tích hợp vào chiếc USB ký số. Khi sử dụng, người dùng cần cài đặt tiện ích ký số trên máy tính và cắm USB vào máy tính. Sau đó, người dùng đăng nhập vào chữ ký số bằng mã PIN của mình. Để sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử, người sử dụng cần cắm USB token vào máy, cài đặt phần mềm chữ ký số và phải biết mã pin chữ ký số mới có thể ký điện tử. Bởi vậy, khi không tìm thấy chữ ký số, doanh nghiệp cần bình tĩnh liên hệ với tổng đài của nhà cung cấp USB Token để yêu cầu hỗ trợ.
Ngay sau khi phát hiện bị mất chữ ký số, bạn hãy liên hệ với tổng đài của nhà cung cấp chữ ký số và cung cấp các thông tin công ty theo yêu cầu như mã số doanh nghiệp, thông tin giám đốc, thời gian sử dụng… để được hỗ trợ khóa chữ ký số đã mất và cấp lại chữ ký số mới. Việc cấp lại chữ ký số sẽ yêu cầu một khoản phí nhất định.
Lưu ý:
Trong quá trình sử dụng chữ ký số để kê khai thuế, ký hóa đơn điện tử, kê khai hải quan…, doanh nghiệp cần liên kết chữ ký số đó với tài khoản của doanh nghiệp tại hệ thống thuế điện tử, hóa đơn điện tử. Do đó, khi bị mất USB token và đăng ký lại token khác, bạn cần chú ý liên kết token mới với các hệ thống này thì mới có thể sử dụng token mới để kê khai.
Trường hợp mất USB Token nhưng không nhớ mật khẩu đăng nhập ở Website điện tử thì cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khôi phục lại mật khẩu
Để lấy lại được mật khẩu để đăng nhập vào Tổng cục thuế, Hải quan, BHXH,… người dùng cần tới chi cục Thuế quản lý, cung cấp những thông tin cần thiết để chứng minh và đề nghị cơ quan Thuế cấp lại mật khẩu mới;
Bước 2: Làm lại USB Token
Liên hệ với nhà cung cấp để làm thủ tục cấp lại thiết bị USB Token mới;
Bước 3: Cài đặt chữ ký số mới và liên kết chữ ký số mới với tài khoản điện tử của doanh nghiệp để tiếp tục sử dụng.
Luật Blue cung cấp dịch vụ chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín với giá cả phải chăng cho doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chữ ký số của chúng tôi, chuyên viên sẽ hỗ trợ thực hiện các thủ tục đăng ký chữ ký số và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng như bị mất chữ ký số, quên tài khoản thuế, đăng ký thêm chữ ký số… Hãy liên hệ với Blue để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
