Hiện nay, các doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho khách hang thay vì hóa đơn giấy như trước đây. Hóa đơn được xuất bao gồm nhiều nội dung như: số hóa đơn, thông tin người bán, thông tin người mua, thông tin hàng hóa… Khi gặp sai sót về tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp cần xử lý như sau:
- Căn cứ xử lý sai sót
Hiện nay, việc xử lý các sai sót về hóa đơn chứng từ được thực hiện căn cứ vào 2 văn bản:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Xử lý khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
2.1. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý sai sót trên HĐĐT đã được cấp mã của Cơ quan thuế chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì xử lý như sau:
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót.
- Người bán lập HĐĐT mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Việc xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử cần phải thực hiện đúng quy định và trước khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền để tránh rủi ro bị phạt.
Sai sót trong việc lập hóa đơn sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp bị cơ quan thuế xử phạt. Quý doanh nghiệp hãy sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp của Blue để tránh những sai sót trong nghiệp vụ kế toán.
