Việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho cá nhân, tổ chức khác thường không thể hoàn thành ngay lập tức mà được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Trong quá trình tư vấn thuế, kế toán, Luật Blue nhận được nhiều câu hỏi của các doanh nghiệp về thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng. Khi nào phải lập hóa đơn điện tử? Thời điểm ký xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ là lúc nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau:
- Thời điểm lập hóa đơn
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua.
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
– Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng).
Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể
Ngoài ra, đối với một số trường hợp cụ thể như lĩnh vực Dịch vụ viễn thông và Công nghệ thông tin, các hoạt động xây dựng, lắp đặt , kinh doanh bất động sản…, thời điểm xuất hóa đơn được quy định tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể.
Thời điểm lập hóa đơn sẽ được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
- Thời điểm ký hóa đơn điện tử
Với đa số trường hợp, người bán cần thực hiện ký hóa đơn điện tử và chuyển cho người mua thì hóa đơn mới hợp lệ. Thời điểm ký là lúc người bán sử dụng chữ ký số để ký HĐĐT. Thời điểm được hiển thị dưới dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
Như vậy, bất cứ khi nào chữ ký số trên hóa đơn điện tử có hiệu lực thì thời điểm đó được xác định là thời điểm ký hóa đơn điện tử.
Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, không phải lúc nào cũng lập hóa đơn và ký hóa đơn trong cùng một ngày. Trong trường hợp hóa đơn điện tử cho việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, nếu thời điểm ký số trên hóa đơn khác với thời điểm lập hóa đơn, thì việc ký số trên hóa đơn xảy ra cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn điện tử đã được lập vẫn được xem là hợp lệ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (sau khi lập hóa đơn phải gửi hóa đơn đến cho cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua) theo Điều 30 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Việc kê khai hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau được thực hiện như sau: Người bán sẽ thực hiện việc kê khai và nộp thuế GTGT dựa trên thời điểm lập hóa đơn. Trong khi đó, người mua sẽ thực hiện việc kê khai thuế khi hóa đơn được ký, đảm bảo rằng tuân theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử.
Hãy gọi đến hotline 0989.347.858 – 0911.999.029 để được tư vấn chi tiết!
