Theo quy định hiện nay, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, dịch vụ. Vậy hóa đơn điện tử là gì và quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử thế nào? Doanh nghiệp tại Kiên Giang hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây:
- Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu nhận được. Đây là chứng từ thể hiện mối quan hệ mua bán, trao đổi giữa người mua và người bán.
Khái niệmvề hóa đơn điện tử là gì được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
- Hóa đơn điện tử có cần thiết không?
Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho khách hàng không phân biệt giá trị hàng hóa hay dịch vụ thì người bán đều phải xuất hóa đơn giao cho người mua kể cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo, trao đổi, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ…
Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 vừa được Quốc hội thông qua, từ ngày 1-7-2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT).
Như vậy, doanh nghiệp bán hàng, cung ứng dịch vụ cho khách hàng bắt buộc phải xuất hóa đơn cho người mua, và hóa đơn được xuất phải là hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:
– Tiết kiệm thời gian và chi phí: sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn…
– Ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn: hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế nên sẽ không bị làm giả, giúp tăng độ an toàn, tính chính xác và khả năng bảo mật hóa đơn.
– Tránh rủi ro trong quá trình lưu trữ hóa đơn như làm rách, cháy hoặc mất hóa hơn, làm ảnh hưởng đến các công việc có liên quan của doanh nghiệp
- Nội dung hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm e Khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
- Doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử nào?
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp không mua hóa đơn của cơ quan thuế mà mua của các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Do đó, việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm là lựa chọn tổ chức cung cấp hóa đơn uy tín, có phần mềm tốt và dễ sử dụng.
Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay là: Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (SInvoice), Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT (Invoice), Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Phần mềm hóa đơn điện tử MISA (MeInvoice),…
Khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Luật Blue, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách cài đặt chữ ký số và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp, cũng như hỗ trợ quý doanh nghiệp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất hóa đơn mua bán một cách nhanh chóng, nhiệt tình và chuyên nghiệp.
Hotline 0989.357.858 – 0911.999.029 luôn sẵn sàng phục vụ quý doanh nghiệp!
