Hiện nay, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng. Vậy doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện gì để có thể sử dụng hóa đơn điện tử? Doanh nghiệp mới thành lập tại Kiên Giang hãy giải đáp thắc mắc qua bài viết hôm nay của Luật Blue:
1/ Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC:
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Và theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”
Hiểu một cách đơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu, áp dụng hoàn toàn công nghệ số trong tạo lập, sử dụng và lưu trữ. Các hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện ở dạng dữ liệu; do các đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật, thông qua các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
- Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:
– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;
– Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;
– Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;
– Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
– Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để thực hiện sử dụng HĐĐT, người nộp thuế cần chuẩn bị:
– Người nộp thuế theo phương pháp kê khai cần chuẩn bị máy tính/thiết bị thông minh (điện thoại thông minh, máy tính bảng) có kết nối mạng internet, chữ ký số và phần mềm lập HĐĐT đáp ứng quy định về việc lập hoá đơn theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định số 1450/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế quy định thành phần dữ liệu nghiệp vụ và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.
– Người nộp thuế theo phương pháp khoán cần chuẩn bị máy tính/thiết bị thông minh (điện thoại thông minh, máy tính bảng) có kết nối mạng internet.
– Trước khi sử dụng HĐĐT, người nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 NĐ123 và được cơ quan thuế gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến người nộp thuế về việc chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Cùng với đó, người nộp thuế theo phương pháp khoán gửi đề nghị cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải kê khai, nộp thuế cho phần phát sinh của hóa đơn trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn.
Lưu ý, trước khi đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế, trường hợp người nộp thuế có thông báo của cơ quan thuế về việc áp dụng HĐĐT theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nhưng chưa đảm bảo các điều kiện nêu trên thì phải có phương án triển khai ngay phần mềm HĐĐT theo quy định và có phản hồi, trao đổi với cơ quan thuế quản lý để thống nhất việc áp dụng HĐĐT.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký hóa đơn điện tử hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chất lượng. Hotline 0989.347.858 – 0911.999.029
