Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, từ ngày 1-7-2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp các đơn vị kinh doanh tiết kiệm tối đa chi phí mà vẫn gia tăng lợi ích, hiệu quả kinh doanh. Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, đầu tiên các doanh nghiệp cần xác định loại hóa đơn mà mình được sử dụng.
- Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ vào khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”
Hiểu một cách đơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu, áp dụng hoàn toàn công nghệ số trong tạo lập, sử dụng và lưu trữ. Các hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện ở dạng dữ liệu; do các đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật, thông qua các phương tiện điện tử.
- Các loại hóa đơn điện tử
Theo Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được chia thành 3 loại gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các hình thức hóa đơn khác.
2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn áp dụng đối với những người bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Loại áp dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp này được quy định bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
2.2. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp
Tương tự như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng điện tử cũng sẽ bao gồm các loại hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền đã kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
2.3. Các loại hóa đơn khác
Ngoài hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT thì hóa đơn điện tử còn các loại khác như: Tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, phiếu thu điện tử hoặc những chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung của một loại hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, các loại áp dụng hóa đơn điện tử trên khi tạo lập phải tuân thủ theo định dạng chuẩn dữ liệu mà Bộ Tài chính đã quy định.
- Nên sử dụng hóa đơn điện tử nào?
Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Doanh nghiệp mua hóa đơn điện tử của các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Việc xuất hóa đơn điện tử là hoạt động thường xuyên trong quá trình mua bán hanhgf hóa, cung cấp dịch vụ, vì vậy doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, thiết kế hóa đơn đẹp, phần mềm đơn giản và dễ sử dụng. Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay là: Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (SInvoice), Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT (Invoice), Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Phần mềm hóa đơn điện tử MISA (MeInvoice),…
