01:54 EST Chủ nhật, 21/01/2018

Hệ Thống

Thống kê

Đang truy cậpĐang truy cập : 51


Hôm nayHôm nay : 367

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 9081

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 304200

Trang nhất » Kiến thức - Tư liệu » Kiểm Toán

TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ (INTERNAL CONTROL SYSTEM) (1442)

Thứ hai - 02/07/2012 08:54
I. ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ (KSNB) II. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH KSNB III. TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU KSNB CỦA KTV

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KIỂM TOÁN

 

I. ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ (KSNB)
II. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH  KSNB
III. TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU KSNB CỦA KTV

I. ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ (KSNB)
   Có nhiều định nghĩa về Kiểm soát nội bộ, đây là một định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi. “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do các nhà quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
-  Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả
-  Báo cáo tài chính đáng tin cậy
-  Các luật lệ và các quy định được tuân thủ”. Định nghĩa này được COSO (Committee of Sponsoring Organization) – là môt Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính (Treadway Commission hoặc Nation Commission on Financial Reporting)


Chúng ta sẽ hiểu cụ thể hơn như sau:
-  KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đon vị đạt được các mục tiêu của mình.
-  KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành đó. Một Hệ thống KSNB (HTKSNB) tốt không chỉ được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt.
-  KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành HTKSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người. Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát.
Ví dụ như trong siêu thị sẽ bị mất trộm đồ, nhà quản lý có 3 phương pháp lựa chọn:
-  Cứ để như vậy, mỗi năm giá trị hàng mất là 200.
-  Lắp đặt camera, một năm 2000.
- Thuê nhân viên canh chừng, mỗi tháng 30.
    Như vậy, nếu chi phí bỏ qua cao hơn những thiệt hại mà đơn vị phải chịu, thì đơn vị không nên chọn phương án 2 và 3.

  • Các mục tiêu của KSNB

-   Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
-   Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, quá đó đạt được những mục tiêu của đơn vị.
-  Đối với mục tiêu hiện hữu và hiệu qua giúp đơn vị bảo về và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh…
    Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
II. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HTKSNB
Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… nhưng bất kỳ HTKSNB nào cũng có những điểm phổ biến hiện nay, KSNB bao gồm 5 yếu tố:
(1) Môi trường kiểm soát
(2) Đánh giá rủi ro
(3) Hoạt động kiểm soát
(4) Thông tin và truyền thông
(5) Giám sát
(cách phân chia do COSO đưa ra năm 1992 và được thừa nhận ở nhiều nơi như IFAC, AICPA…)

 


(1) Môi trường kiểm soát: 
Phản ánh sắc thái hchung của đon vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính:
-  Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhà quản lý (NQL) cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, NQL cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành biên bằng các thể thức thích hợp.
-  Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ. Vì thế, NQL chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao.
-  Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới, yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần thành lập Uỷ ban kiểm toán. Uỷ ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của Kiểm toán nội bộ… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò như Uỷ ban kiểm toán.
-  Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
-  Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm giữa họ với nhau.
-  Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của NQL về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
(2) Đánh giá rủi ro

     Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
-  Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được.
-  Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng,  kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. NQL có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
-  Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất  khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro.
(3) Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của NQL được thực hiện
-  Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.
-  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
-  Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…
-  Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.
(4) Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của một đơnv ị cso thể dược xử lý trên máy tính, qua hệ htoongs thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:
-  Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cáp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị.
-  Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời.
   Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh. Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau. Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính.
(5) Giám sát
Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do KTV độc lập thực hiện).
Hạn chế tiềm tàng của KSNB:
-  Quan hệ lợi ích – chi phí
-  Sự thông đồng
-  Gian lận quản lý
-  Những tình huống ngoài dự kiến:
-  Vấn đề con người: sai sót, quên, nhầm lẫn…

III. TRÌNH TỰ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
 

  •   Mục đích:

Hiểu biết về KSNB để lập kế hoạch kiểm toán
Xác định rủi ro kiểm soát, từ đó xác định phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán.

1. Tìm hiểu HTKSNB

  • Nội dung tìm hiểu

Các bộ phận của HTKSNB (chiều dọc)
Kiểm soát chung và các chu trình (chiều ngang)

  • Phương pháp tìm hiểu

Thu thập và nghiên cứu tài liệu
Quan sát
Phỏng vấn

  •  Công cụ tìm hiểu HTKSNB

(1)) Bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Nguyên tắc lập bảng:
-  Câu hỏi dưới dạng trả lời Có/Không
-  Các thông tin khác (người thực hiện,…) sẽ được ghi chú thêm
-  Câu hỏi được thiết kế để câu trả lời “Không” thể hiện KSNB yếu kém
-  Chỉ hỏi về sự kiện (khách quan), không hỏi ý kiến đánh giá (chủ quan)
Nếu có câu hỏi ý kiến riêng, trình bày ở cuối bảng.

 

   Đối với các công ty kiểm toán thường có sẵn bảng câu hỏi, KTV sẽ điều chỉnh phù hợp với đơn vị được kiểm toán cụ thể. Bảng câu hỏi giúp KTV sáng suốt, không bỏ quên các vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau về loại hình, quy mô, tính chất… nên Bảng câu hỏi cho mỗi doanh nghiệp thì khác nhau.
(2) Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ
    Bảng tường thuật mô tả bằng văn bản, yêu cầu bố cục và hành văn cho rõ ràng, dễ hiểu. Khắc phục nhược điểm của Bảng câu hỏi về HTKSNB.
(3) Lưu đồ
    Phương pháp vẽ lưu đồ cho một chu trình được học riêng ở môn học Hệ thống thông tin kế toán.  Lưu đồ thể hiện rõ việc phân chia trách nhiệm, dòng luân chuyển của chứng từ. Tuy nhiên, những lưu đồ thường phức tạp và mất nhiều thời gian. Đối với những đơn vị sử dụng kế toán máy thì KTV có thể yêu cầu đơn vị cung cấp lưu đồ để kiểm tra, vì khi đó hệ thống lưu đồ đã tồn tại.
(4) Phép thử walk-through: thử nghiệm để kiểm tra tính chính xác của việc mô tả từng chu trình nghiệp vụ. Phép thử này để chỉ công việc theo dõi một vài nghiệp vụ thông qua mỗi bước của một chu trình.
2. Đánh giá rủi ro kiểm soát
    Rủi ro kiểm soát là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẻ hoặc tính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không ngăn ngừa hết hoặc khong phát hiện và sữa chữa kịp thời.
    Đây là công việc rất khó khăn và phức tạp, KTV dựa vào các tài liệu có được trong quá trình tìm hiểu và sự xét đoán nghề nghiệp để ước lượng mức rủi ro kiểm soát. Ví dụ KTV nhận định rủi ro kiểm toán dựa trên số câu trả lời “Có” trong bảng câu hỏi, dựa trên bảng tường thuật, lưu đồ, KTV nhận thấy rủi ro kiểm soát là 35%, 30%...
3. Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát

    Mục tiêu: các thử nghiệm trên các thủ tục kiểm soát để chứng minh rằng kiểm soát nội bộ thì hữu hiệu thật sự

   Áp dụng khi rủi ro kiểm soát ban đầu là không tối đa, và có thể thấy được hiệu quả của thử nghiệm kiểm soát.

   Phương pháp thực hiện là kiểm tra chứng từ, thực hiện lại các thủ tục kiểm soát, quan sát và phỏng vấn.

 




Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
Comment addGửi bình luận của bạn
Mã chống spamThay mới

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn